Frachtrechnung und Rechnungsprüfung

ORGAPLAN Logistik GmbH bietet Frachtrechnung und Rechnungsprüfung als Dienstleistung, Dies schafft Entlastung und Sicherheit mit Einsparpotenzial.

Erfahrene Logistiker verhandeln in wochenlangen Ausschreibungen am Markt mit einem qualifizierten Dienstleister die Frachtkonditionen für eine definierte Transportaufgabe. Vereinbart werden neben der eigentlichen Frachtmatrix auch Konditionen für spezielle Routen, Aufschläge für Zusatztätigkeiten, spezielle Lade- und Entladevorgänge sowie Diesel-Floater und vieles, vieles mehr. Am Ende entsteht ein Abrechnungswerk das für den Auftraggeber kostenoptimal erscheint. Aber dann ist der Prozess auch schon am Ende. Ob im Detail richtig abgerechnet wurde wird besonders in vielen klein- und mittelständischen Betrieben ohne Konzerncontrolling nicht geprüft. Häufig liegen Fehler in den Abrechnungen vor, die nicht selten bis 10% vom Einzelrechnungsbetrag ausmachen.

Rechnungsprüfung – typische Fragestellungen:

• Sind die Angaben zu Entfernung und Liefermenge in der Dienstleisterrechnung richtig angegeben?
• Sind die aufgeführten Sonderzuschläge tatsächlich berechtigt und ist die Dienstleistung erbracht worden?
• Auf welches Fehlerpotential summieren sich die Abrechnungen in einem bestimmten Zeitraum?
• Wie verändern sich meine Frachtkosten bei Mengensteigerung / -reduzierung?
• Sind unsere Konditionen eigentlich marktgerecht?

Leistungsspektrum Frachtrechnung und Rechnungsprüfung

• Rechnungscontrolling
• Simulation der Rechnungsdaten auf Basis der tatsächlichen Lieferdaten
• Simulation Rechnungsdaten auf Basis von Planabsätzen
• Durchführung eines Frachtkostenbenchmarks innerhalb der Branche

Die Prüfung von Frachtrechnungen muss zwingend von einer Controlling-Stelle durchgeführt werden. Es ist nicht im Sinne der Revision, dass derjenige der die Dienstleitung bucht – z.B. die Transportabteilung – auch für die Steuerung und Prüfung der Rechnung verantwortlich ist. Häufig liegt aber im Gegenzug im Controlling nicht das Fachwissen vor oder aber es gibt diese Abteilung gar nicht. Hier greifen externe Rechnungsprüfungen als einmalige oder dauerhaft wiederkehrende Dienstleitung.

Grenzen zwischen Frachtrechnung, Rechnungsprüfung und Logistikberatung

Manchmal aber sind die Grenzen zwischen Frachtenrechnungsprüfung und logistischer Beratung fließend, denn häufig geht es auch um ganz andere Probleme im Zusammenhang mit Frachtmatrizen und Rechnungen. Es fehlt die Bewertungsmöglichkeiten für die Auswirkung von sich erhöhenden oder verringernden Liefermengen. Gleiches gilt für Neukunden oder den Entfall einzelner Bestandskundengruppen.

ORGAPLAN Logistik GmbH verfügt über leistungsfähige Tools, die auf Basis bestehender Lieferdaten und Frachtkonditionen bzw. Frachtmatrizen die entsprechenden monetären Auswirkungen praxisrelevant ermitteln. Auf unternehmerischer Ebene können mit hilfe der Logistikberater die notwendigen Entscheidungen getroffen werden.

Sind unsere Frachtenkonditionen marktgerecht?

Ein weiteres Problemfeld ist das unbefriedigende Gefühl, ob die vereinbarten Konditionen überhaupt marktgerecht sind. Hierbei geht es um das Thema Frachtkostenbenchmarking. ORGAPLAN Logistik GmbH verfügt über europaweit gültige Frachttarif-Datenbanken in einer Vielzahl von verschiedenen Branchen. Mittels eines Benchmarks kann hier durch Simulation sofort ermittelt werden, ob Konditionstafeln marktgerecht, zu teuer oder wie auch schon vorgekommen sehr günstig aufgebaut sind. Welches Ergebnis auch immer herauskommt, dem Unternehmen und Entscheider gibt es ein sicheres Gefühl für die vereinbarten Tarife.