aussendienstplanung

Optimale Außendienstplanung mit IT-Unterstützung

Wer heute mittels Planungssoftware seinen Außendienst optimieren will, benötigt nicht nur eine optimierte Tourenplanung zur Strukturierung der Besuche, sondern ein umfassendes Geomanagement. Die Ergebnisse der strukturellen Außendienstplanung fließen später häufig in die Vertriebsplanung und zentrale Kundendatenverwaltung eines ERP-Software-Systems ein. Der Sales Service (Außendienst) steht bei der Planung und Optimierung vor z.T. widersprüchlichen Optimierungszielen wie z.B. der Minimierung der Fahrzeitanteile, einer gleichmäßigen Auslastung der Mitarbeiter, der optimalen Kundenzuordnung, der optimalen Teamgröße zur Abdeckung der Gebietsstruktur und im Endziel natürlich die höchste Qualität des Besuches zu minimalen Kosten.

Typische Fragestellungen zur Außendienststruktur

  • Wo befinden sich optimale Standorte für Außendienstmitarbeiter?
  • Welche Arbeitslasten entstehen bei den einzelnen Mitarbeitern?
  • Ist die Arbeitslast der Außendienstmitarbeiter gleichverteilt bzw. fair?
  • Können Bezirke neu strukturiert werden?
  • Welches Einsparpotential ist unter Erhöhung der Transparenz und Qualität der Kundenbesuches maximal zu realisieren?

Leistungsspektrum: Außendienstplanung und Besuchsplanung

  • Statusanalyse der heutigen Außendienststruktur hinsichtlich Kunden, Standorten, Umsätzen, Besuchsrhythmen, Besuchstagen und -dauer
  • Statusanalyse Kostensituation IST
  • Cluster- und Gebietsplanung mit Optimierung der Kunden- und Standortstruktur auf Basis digitaler Straßenkarten
  • Simulation auslastungsgleicher Gebiete mit minimalen Fahrzeitanteilen
  • Aufbau der Besuchsplanung bestehend aus einem Rahmentourenplan mittels Tourenplanungssoftware
  • Aufbau von Tages-, Wochen-, Periodenplänen
  • Ermittlung von Sollvorgabezeiten
  • Ableitung der Einsparpotentiale gegenüber der IST-Situation
  • Simulation und Bewertung alternativer Szenarien

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Vertriebsplanung im Außendienst

Die Vertriebsplanung im Außendienst wird durch viele Einflussfaktoren beeinflusst. An erster Stelle einer qualifizierten Außendienstplanung steht daher zunächst die logistische Aufbereitung der IST-Situation. Dies betrifft die gesamte Struktur Ihrer Dienstleistung mit sämtlichen dazugehörigen Parametern wie Zeiten, Auslastungen, Besuchsplanung, Besuchsrhythmen, Besuchstagen und natürlich den Kosten. Bei der Vertriebsplanung gehören dazu ferner die Gebiete und Standorte, die mittels Planungssoftware in digitalen Karten transparent analysiert werden. Die Basisanalyse erzeugt u.U. auch Parametervorgaben für die Soll-Situation, die ggf. als Zielvorgabe übernommen werden oder von Ihnen gesetzt werden.

An dieser Stelle wissen wir erstens, wie Sie heute aufgestellt sind, wie Ihre Struktur sich darstellt und was unsere Vergleichsbasis hinsichtlich möglicher Einsparpotentiale im Rahmen einer Optimierung Ihrer Vertriebsplanung ist.

Mittels Simulation erfolgt eine Feinoptimierung der Gebiete und wenn gewünscht auch der optimalen ADM-Standorte. Dabei werden folgende Parameter zu einen Gesamtoptimum geführt:

  • Geringe Fahrzeitanteile
  • Gleichmäßige ADM-Auslastung
  • Minimale Kosten der Fahrten

Restriktionen wie z.B. mögliche Besuchszeiten spielen hierbei eine wichtige Rolle und werden stets mitgeführt. Ziel ist es Kundenzeit zu gewinnen und nicht die Zeit auf der Straße zu verbringen. In der ersten Stufe der Vertriebsplanung und -optimierung für den Außendienst erfolgt dies in unserer Software über die Abschätzung der Tourenzeit auf Basis digitaler Straßenkarten. An dieser Stelle werden noch keine realen Touren gebildet.

Im Rahmen dieser Bearbeitungsstufe erfolgt häufig die Untersuchung von Alternativkonzepten. Variable Parameter die nach oben oder unten modifiziert werden können führen dabei zu unterschiedlichen Ergebnissen. Bewertet werden diese Szenarien auf Basis der entstehenden Kosten. Zu den wichtigsten Parametern einer Besuchsplanung gehört hier:

  • die Kundenanzahl, die insgesamt zu bedienen ist
  • der Besuchsrhythmus (wöchentlich, 2-wöchentlich, 4-wöchentlich, …)
  • die Besuchsdauer

Einsatz von Planungssoftware als Tourenplanungsinstrument

Erst wenn für die Außendienstplanung das Grundkonzept mit Standorten und Gebieten fixiert und entschieden ist, folgt die zweite und wesentlich umfangreichere Planungsstufe. Hierbei kommt als Tourenplanungsinstrument eine Planungssoftware zum Einsatz, welche die operativen Besuchstouren plant. Ziel ist hierbei die Erzeugung von fahrzeitoptimierten realistischen Tourenplänen, die eine erhöhte Termintreue und Transparenz ermöglichen und hierdurch ihre Außendienstplanung weitreichend und nachhaltig optimieren kann.

Die gemeinsame Umsetzung der neuen Struktur in die Praxis begleitet ORGAPLAN Logistik GmbH selbstverständlich gerne.

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